5 tips til neste arrangement
1. Benytt kompetanse. Unngå fallgruver.
Et arrangement skal være spennende, interessant og underholdende for både arrangører og deltakere. Dessverre hender det at spenningsnivået blir høyere enn forventet. Ikke bare i planleggingsfasen, men også under selve arrangementet. Det er mye som skal klaffe samtidig. Her gjelder det å ta de riktige avgjørelsene og sørge for at oppgaver blir delegert til riktige personer og ev. avdelinger. Det kan være en meget god investering å engasjere profesjonelle arrangører til å ta seg av både innhold og logistikk. Lokale arrangører vil ofte ha komplett oversikt over tilbud og aktiviteter som kan gi arrangementet et faglig og innholdsmessig løft.
2. Ha god oversikt
Så snart du har etablert et mål for arrangementet vil det være enklere å danne seg et helhetlig inntrykk og få de individuelle bitene på plass. Det vil være til stor hjelp under forberedelsene hvis målet kan defineres så tidlig som mulig i prosessen. Noen arrangement, som f.eks. et julebord, behøver ikke nødvendigvis å bestå av så mange enkeltelementer. Hvis man derimot skal planlegge en firmatur, vil planleggingen bli langt mer omfattende. Her kan det lønne seg å benytte puslespillmetoden: Man begynner med hjørnene og bygger en ramme rundt arrangementet. Detaljene tar man etter hvert.
Rammen kan bestå av å komponere programmet og velge et egnet lokale eller et annet sted hvor man kan avholde arrangementet. Deretter starter prosessen med å booke foredragsholdere, organisere faglig innhold, aktiviteter og underholdning. Når dette er klart åpner man for påmelding eller sender invitasjoner.
Bærekraft er et viktig stikkord. Det er mye man kan gjøre for å sørge for at arrangementet blir så bærekraftig som mulig. Still gjerne krav til underleverandører med hensyn til gjenbruk, kortreist mat og matsvinn. Bruk gjerne litt tid på å sette opp en bærekraftig meny. Det finnes også forskjellige typer miljøkalkulatorer man kan benytte seg av.
3. Sett et fornuftig tidsskjema
Ting tar tid. Selv om du har god oversikt over oppgavene, kan det dukke opp forsinkelser i forbindelse med leverandører eller noe så trivielt som været. Sett rammer med rom for det uforutsette. Sørg for at det er satt av nok tid til kommunikasjon med deltakere og foredragsholdere, til å besvare spørsmål og henvendelser, registrere påmeldinger og innbetalinger, og til utsendelse av evalueringer i etterkant av arrangementet.
Vær tidlig ute med å bestille hotell og lokaler, og sørg for at hotellet kan håndtere din gruppe. Dette er ekstra viktig hvis noen av gruppens medlemmer har spesielle behov. Sørg for at alle elementer er bekreftet i godt tid i forveien. Da unngår man stress og misforståelser.
4. Underholdende innhold
Kurs, konferanser og messer har ofte et program som er forbundet med fag. Unngå at deltagerne blir mettet eller utmattet. Spe på med underholdende og engasjerende aktiviteter som kan relateres til faget eller temaet for konferansen. Aktiviteter kan også bidra til å styrke lagånden og skape et godt inntrykk av arrangementet som helhet. En god latter kan bidra til at det man har tilegnet seg av informasjon blir husket. Edutainment kan være et smart innslag.
5. Hold deg til kjøreplanen
Det anbefales at kjøreplanen er detaljer og inneholder rom for endringer og forsinkelser. Tidsskjema kan sprekke og da er det greit å kunne tilpasse punktene på programmet. Det er en fordel å ha en person som er ansvarlig for at tidsplanen overholdes så godt som mulig. Dette kan være alt fra en konferansier til en prosjektleder. Skulle det bli forskyvninger i programmet, er det viktig at deltagerne blir informert underveis. God kommunikasjon er alfa og omega for en positiv deltakeropplevelse.
